একটি সেলস টিম এবং তার ম্যানেজারের আত্মকাহিনী শোনা যাক। সায়েম সাহেব একজন সেলস টিম ম্যানেজার। ম্যানেজার একজন হলেও টিমে সেলস রিপ্রেজেন্টেটিভ এর সংখ্যা কিন্তু অনেক বেশি। এখন এতজনকে মেইনটেইন করা আপাতদৃষ্টিতে অনেক সহজ মনে হলেও বিষয়টা যথেষ্ট কঠিন। কারণ প্রতিটি SR এর ডেইলি অ্যাটেন্ডেন্স, টাস্ক, কোথায় ভিজিট করতে হবে, সেলস এর আপডেট এসব কিছু ম্যানেজ করতে হয়। সব SR ঠিকমতো রিপোর্ট আপডেট না করলে কাজের এফিসিয়েন্সি কমে যায়।
এখন সেলস টিম এর সবাই আসলে তাদের কাজ কি ঠিকমতো করছে? এটাই সায়েম সাহেব বুঝবেন কিভাবে? অনেক ভেবে দেখার পর সায়েম সাহেব কিছু বিষয়কে ফোকাস করলেন এবং সে অনুযায়ী সেটাকে বাস্তবায়ন করলেন। আর কি? রেজাল্ট পেলেন হাতে-নাতে। এখন সায়েম সাহেব এমন কি করলেন? যে টিমের কার্যক্ষমতা আরও ত্বরান্বিত হলো। এই দুরূহ কাজের সমাধান করে তিনি নিজে বনে গেলেন ম্যাজিসিয়ান।
সায়েম সাহেব বললেন, কাজের প্রতি দায়িত্ববোধ বাড়াতে যেটা সবচেয়ে বেশি দরকার তা হলো স্বচ্ছতা। একজন SR জবে জয়েন করার পর থেকে তাকে তার কাজের গুরুত্ব বুঝিয়ে দিতে হবে। সেক্ষেত্রে আমি যেটা করি তা হলো সব রিপ্রেজেন্টেটিভকে একটি টাইমলাইন সেট করে দেই। এতে তারা তাদের কাজের ব্যাপারে ওয়াকিবহাল থাকে। আর প্রাথমিক পর্যায়ে একজন এমপ্লয়ির স্বছতা এবং সততা তার কার্যক্ষমতা ত্বরান্বিত করে।
এরপর যেটা দরকার সেটা হলো টিমকে ঠিকমতো মনিটরিং করা। আপনি যদি একজন টিম লিডার হয়ে থাকেন তাহলে আপনি টিমের সবাইকে কাজ দিয়ে নিশ্চিন্তে আরাম করলে আপনি ভুল করছেন। কারণ, একজন সঠিক টিম লিডারের কাজ টিমকে ঠিকমতো গাইড করা। SR দেরকে ঠিকমতো ইন্সট্রাকশন দেয়া, তারা সারাদিনে কি কাজ করছে, করতে গিয়ে কি ধরনের প্রবলেম ফেস করছে, সে সব বিষয় নিয়ে তাদের সাথে আলোচনা করা। এগুলা কাজের প্রতি দায়বদ্ধতা বাড়ায়। আপনি ম্যানেজার মানেই যে আপনি সবসময় ঠিক হবেন তা কিন্তু নয়। আপনাকে আপনার টিমের সবার কাছে শুনতে হবে যে কাজ আরো ভালো কিভাবে করা যায়। সবাই এতে উৎসাহিত হবে।
সেলস টিমকে ঠিকমতো ইনফরমেশন সরবরাহ করাটাও যথেষ্ট গুরত্বপূর্ণ। আমার টিমের সকল সেলস পার্সনদেরকে কাস্টমার কনভার্সন রেট এর ডেটা সরবরাহ করে রাখি। যাতে SR সবাই তাদের নিজেদের পারফরম্যান্স ট্র্যাক করতে পারে। নিজেদের উন্নতি বুঝতে পারবে। এতে করে নিজেদের কাজের প্রতি আরও বেশি দায়িত্ববোধ বাড়বে। কারণ, যখন টিমের সবাই মাস শেষে প্রত্যেকের পারফরম্যান্স দেখবে তখন নিজেকে মূল্যায়ন করতে পারবে।
টিম মিটিং অনেক প্রয়োজনীয় টিমের কার্যকারিতা বাড়ানোর জন্য। আমি প্রতি সপ্তাহে আমার টিমের সকলকে নিয়ে একটা টিম মিটিং করি। যেখানে সবার কাজ কেমন চলছে এবং কাজের এফিসিয়েন্সি বাড়ছে না কমছে, যদি না বেড়ে থাকে তাহলে কিভাবে বাড়বে সেটা নিয়ে বেশি গুরত্বারোপ করে থাকি। এতে সেলস পার্সন যারা আছেন তারা অনেক অনুপ্রাণিত হয়। কাজের প্রতি তাদের দায়িত্ববোধ বেড়ে যায়।
টিম লিডার বলে যে আমার নিজের কোন দায়িত্ববোধ থাকবে না তা কিন্তু নয়। আমার নিজের কাজটাও ঠিকমতো সম্পন্ন থাকাটা অনেক জরুরী। প্রতিদিনের কাজের রিপোর্ট বা আপডেট যদি তাদের সামনে পেশ করি এতে আমার টিমের সবাই নিজের কাজ সম্পর্কে অবগত থাকবে। এতে করে তারা নিজেরাও উৎসাহিত হবে। তাদের মধ্যে লিডারশীপ মনোভাব গড়ে তুলতে হবে। যাতে তারাও ভবিষ্যতে যেন টিমকে লিড দিতে পারে। তাদেরকে কাজের স্পেস দিতে হবে যাতে তারা তাদের উন্নতি করতে পারে।
এতো সবকিছু শোনার পর তাকে একটি বিষয়ে নিয়ে প্রশ্ন করা হলো, এই সবকিছু করতে আপনি কি কারোর সাহায্য নেন নি? উত্তরে সায়েম সাহেব, হ্যাঁ নিয়েছি তো। আপনি আমাকে ম্যাজিসিয়ান বলতেছেন কিন্তু ম্যাজিসিয়ান তার যাদুর ছড়ি ছাড়া ম্যাজিক করবে কিভাবে?
সেই যাদুর ছড়িটা কি? জবাবে সায়েম সাহেব বললন, সেটা হলো কনভেন্স অ্যাপ। সেটা আবার কি? আবার প্রশ্ন করা হলে সায়েম সাহেব উত্তর দিলেন, এটি একটি ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার যার মাধ্যমে আপনি আপনার সেলস টিমকে ম্যানেজ করতে পারবেন অনায়াসে। SR দের ডেইলি অ্যাটেনডেন্স, প্রতিদিনের টাস্ক লিস্ট, ভিজিট প্ল্যান, কাজের আপডেট চেক সবকিছু খুব সহজে মনিটর করা যায় এই অ্যাপের মাধ্যমে। এতে করে আমাকে বেশি ঝামেলা পোহাতে হয় না সাথে টিমের সবার কাজও হয়ে যায় অনেক সহজ। যেখানে সবকিছু ডিজিটাল হয়ে যাচ্ছে সেখানে কাগজে – কলমে সেকেলে যুগে কেন আমরা পরে থাকবো? এজন্য কনভেন্স অ্যাপের সাথে আপডেটেড থাকুক সকল ম্যানেজার এবং তাদের সেলস টিম।
Copywriter